Каким может быть торжественное собрание в честь значимого события для организации?

Кейс от организатора праздников Ольги Бобиной

В этом кейсе мы расскажем, как увлекательно и не скучно провести торжественное собрание для сотрудников в своей организации.

Как поздравить коллег со значимым событием? Чем и как их награждать? Кого нужно пригласить по этому поводу? Как спланировать мероприятие? Кто может в этом помочь? Все эти вопросы задают люди накануне важного события.

Этот кейс составлен по итогам проведенного мною мероприятия. Передо мною стояла задача – организовать и провести торжественное собрание с награждением сотрудников, переходящее в праздничный ужин. Работа строилась по этапам: от разработки концепции до реализации мероприятия. Было необходимо: продумать ход мероприятия, разработать концепцию церемонии награждения, написать сценарий, привлечь профессионального фотографа, подобрать артистов-исполнителей, курировать их подготовку, решать все вопросы, возникающие в ходе подготовки к торжеству, подготовить и провести праздничный ужин в ресторане.

Резюме

Организатор: Ведущая и организатор Ольга Бобина
Событие: торжественное собрание в честь 10-летия образования профсоюзной организации ООО «Сибметахим»
Место проведения: 1 часть (торжественное собрание) г. Томск, территория заказчика, актовый зал, 2 часть (праздничный ужин) кафе «Медведица»
Количество гостей: 90 человек
Количество исполнителей: 8 человек
Продолжительность мероприятия: 40 минут + часа банкет
Форма оплаты: наличный расчет

Что было сделано мною ДО мероприятия? Этапы подготовки

1.      встреча с руководителем профсоюзной организации, обсуждение пожеланий заказчика, задач
2.      заключение договора
3.      разработка концепции мероприятия, согласование с заказчиком
4.      предварительный выезд на территорию для осмотра площадки, технические вопросы
5.      поиск партнеров-подрядчиков для реализации всех задумок
6.      согласование исполнителей с заказчиком
7.      подготовка творческого репертуара исполнителями
8.      детальная проработка торжественной части программы
9.      внесение корректировок, согласование

10. разработка программы праздничного ужина

Программа торжества включала в себя следующие услуги

организация мероприятия

ведущий

диджей

аренда музыкального оборудования

изготовление грамот

оформление воздушными шарами

фотограф

изготовление сувенирных флешек

шоу-балет

Сделано в день мероприятия 1.      доставка, установка, подключение, настройка звукового оборудования
2.      проведение 1-ой части мероприятия
3.      расчет со всеми исполнителями
4.      демонтаж оборудования
5.      переезд на другую площадку
6.      монтаж оборудования
7.      проведение 2-ой части мероприятия
8. обратная связь с заказчиком

Подготовка к торжеству длилась около 1 месяца. В день мероприятия все шло по плану, заблаговременно с каждым исполнителем были обсуждены все нюансы. Единственной сложностью в ходе праздника стал переезд с одного места празднования на другое. Процесс подключения оборудования занял не малую часть времени. Однако гости этому не придали особого внимания, о чем свидетельствовали их счастливые улыбки и радостные взгляды.

Хочется сказать, что праздник прошел отлично! Это подтвердилось положительными устными отзывами заказчика и его гостей во время проведения праздника. Руководитель Профсоюзной организации в конце вечера публично произнес благодарственную речь организатору в микрофон.

По этому мероприятию создан отдельный фотоальбом. Приглашаю посмотреть фотографии. Альбом находится в конце статьи.

Если вы планируете организовать свое торжество, хотите, чтобы сотрудники не заскучали во время собрания, чтобы все прошло гладко, без заминок, но не можете затратить много времени на его подготовку или не знаете к кому обратиться за помощью

я и моя профессиональная команда с огромным удовольствием Вам поможем! Разработаем программу, подберем лучших артистов и фотографов, если понадобится, сделаем ВСЁ, как вы пожелаете, дадим бесплатные советы как сделать ваше торжество самым лучшим!